Culex project aanpak

De Culex aanpak Met Culex heeft u een implementatie partner die meer dan 10 jaar ervaring in het implementeren van software in diverse, complexe omgevingen. Culex maakt hierbij gebruik van een vast methode. Deze methode wordt hier kort beschreven.

1 Leer elkaar kennen

Het is belangrijk dat onze consultants weten wat jullie doen. Wat voor bedrijf zijn jullie? Wat doen jullie? Wat maken jullie? Wat is de geschiedenis? Dit kan betekenen gewoon een keer meelopen door het magazijn, de productie afdeling en het eindproduct bekijken.

 Voorbeeld: Massa drukkerij voor de verpakkingindustrie. Samen met de operator en de manager de drukpersen bekeken. De snelheid waarmee dat ging was verbazingwekkend. Ons werd duidelijk dat een goed voorraadbeheer van essentieel belang is. De drukpers mag niet stilstaan omdat er geen papier of inkt is.                                                              

2 Formuleer de doelstelling

Een implementatie kan pas beginnen als er een einddoel bekend is. Samen met u moet er een duidelijke doelstelling worden neergelegd. Een doelstelling moet als eindsituatie worden geformuleerd. Niet “ We gaan Synergy gebruiken voor onze projecten.” Wel: “ na afloop van de implementatie worden alle projecten elektronisch geadministreerd.

“Voorbeeld: Bij een grote onderwijs organisatie verliep de inkoop met mapjes en enveloppen die door het gebouw gingen voor ondertekening, boeken en verwerking. Doelstelling van de implementatie was: “ Het hele inkoopproces verloopt digitaal.” 

3 Business Analyse

Vooraf moeten de huidige processen duidelijk in kaart worden gebracht. Hier moet niet alleen gekeken worden naar de papieren processen maar ook de daadwerkelijke processen in het veld. Resultaat van de analyse moet een duidelijk overzicht zijn van de processen gekoppeld aan een haalbaarheidsadvies.

Voorbeeld: Een internationaal bedrijf op het gebied van energie gebruik registratie was de afgelopen jaren sterk gegroeid. In voornamelijk Oost Europa waren vele locale bedrijven overgenomen. Voordat hier begonnen kon worden aan een implementatie moest eerst in kaart gebracht worden hoe de locale vestigingen eigenlijk werkten.

4 Project Plan / Plan van aanpak

Een implementatie project wordt opgedeeld in kleinere delen. Voor elk deel worden meetbare doelstellingen bepaald. Per onderdeel wordt gekeken wie bij dit onderdeel betrokken moeten worden.

Culex weet dat het bij verandering noodzakelijk is om draagvlak te creëren bij de eind gebruikers. Bij de deelprojecten moeten dan ook eindgebruikers ingezet worden.

Voorbeeld: Voor een groot service bedrijf moest de planning, de uitvoering, het voorraadbeheer en de financiële afwikkeling geautomatiseerd worden. Om dit project beheersbaar te houden is het traject in verschillende stukken opgedeeld. Per deel traject werd een competentie team ingesteld. Het core team hield het algeheel overzicht.

Voordeel van deze aanpak is dat de delen stuk voor stuk kunnen worden afgebakend,benaderd en afgerond.

5 Resultaat cirkel

Het maken van de (deel) oplossingen gaat aan de hand van een Resultaat cirkel met vijf stappen:

• Functioneel ontwerp
• Prototype
• Testen aan de werkelijkheid met project team
• Feedback verwerking en eventueel terug naar stap 1
• Oplevering

"Voorbeeld: Een Deens bedrijf had extra wensen met betrekking tot het debiteuren beheer. Culex heeft voor hun E-Dunning gemaakt. De eerste basale versie is met de klant en gebruikers besproken. Aan de hand van hun wensen en eisen zijn diverse aanpassingen ingebracht. "

Het is hierbij van belang om het ontwerp en het prototype te testen aan de werkelijkheid van de gebruiker. De doelstelling van het project mag hier echter niet uit het oog worden verloren. Niet alle wensen van gebruikers kunnen gehonoreerd worden. Veranderingen zijn vaak gevolg van gewenste proces veranderingen.

6 Oplevering en invoering

Misschien wel het belangrijkste moment van de implementatie, het moment waarop er daadwerkelijk gewerkt gaat worden met de nieuwe situatie. Door medewerkers bij het implementatie proces te betrekken is invoering gemakkelijker.

Culex kan het invoer proces begeleiden met trainingen, support ter plekke en hands on hulp.

Voorbeeld: Een middelgrote dienst verlener stapte over van een DOS omgeving naar een nieuwe omgeving met Exact Globe en Synergy. Simpel succes wensen bij de invoering is dan niet voldoende. Gebruikers moeten wennen aan de nieuwe omgeving. Vertrouwde menupaden waren na 20 jaar opeens niet meer geldig.

Culex heeft samen met de klant een scholing en begeleidingstraject opgezet. Tijdens en na de invoering waren consultants van Culex beschikbaar ter plekke of per telefoon. Deze ondersteuning werd geleidelijk afgebouwd.

7 Evaluatie

Aan het einde van het project is een evaluatie noodzakelijk. Hierbij worden de resultaten vergeleken met de doelstellingen. Openstaande en nieuwe punten worden besproken. Ook de inzet van Culex en de Culex medewerkers is onderdeel van de evaluatie.

Voorbeeld: Bij een producent was de order intake geautomatiseerd met behulp van webportalen. Bij de evaluatie bleek dat een deel van het werk was verschoven. Alle orders werden via het portaal ingevoerd. Resultaat was een veel zwaardere werkdruk voor de mensen die de weborders moesten verwerken. Bij de evaluatie kwamen hier klachten over.

Door het gemak waarmee weborders konden worden ingevoerd gingen ook andere afdelingen hier gebruik van maken. Bij de business analyse had niemand voorzien dat ook medewerkers het portaal gingen gebruiken voor de invoer van directe en interne orders. Aan de hand van de evaluatie is dit aangepast.