Procurement

Het financieel verwerken van inkopen is meer dan het invoeren van de inkoopnota’s. Om inzicht en overzicht te behouden is het belangrijk dat inkopen gekoppeld worden aan de juiste afdelingen, personen en projecten. Alleen dan is de noodzakelijke informatie terug te vinden in de financiële administratie.

Inkopen moeten vergeleken kunnen worden met inkopen, budgetten en statussen. Het is daarom van belang dat de verantwoordelijke personen een inkoopnota kunnen accorderen voordat deze de financiële administratie ingaat.

Culex heeft in samenwerking met AOC-Oost een systeem ontwikkeld dat het digitaal verwerken en accorderen van inkoopfacturen mogelijk maakt. Met dit systeem wordt een workflow aangemaakt waarmee u het verwerken van de nota’s stap voor stap kunt regelen. Hiermee bouwt u ook een compleet digitaal archief op van uw inkoopfacturen.

Na ontvangst worden de inkoopfacturen zo snel mogelijk in Synergy gescand door iemand van de financiële afdeling. De nota wordt hierdoor opgenomen in het Synergy ScanCenter. De financiële afdeling codeert de inkoopfacturen in Synergy. Dit houdt in dat alle financiële gegevens aan de inkoopfactuur worden gekoppeld zoals grootboekrekeningen, projecten en kostenplaatsen.

Bij het coderen wordt de inkoopfactuur aan de verantwoordelijke medewerker toegewezen die de factuur moet accorderen. Deze medewerker krijgt in de vervolgstap de inkoopfactuur met de codering te zien.  De verantwoordelijke medewerker kan de inkoopfactuur accorderen of afkeuren. Wordt de inkoopfactuur goedgekeurd dan wordt deze in Exact Globe geboekt. Bij afkeuring zal de inkoopnota terug gaan naar de Financiële Administratie.

Het proces ziet er als volgt uit:

Stap 1 De inkoopnota wordt ingescand

Bij het ScanCenter is de scanner direct gekoppeld aan Synergy. Uw scans worden dus direct opgenomen in de Synergy database. In
het menu van het ScanCenter ziet de gebruiker dat ingescande inkoopfacturen wachten op codering en toewijzing.

Stap 2 Coderen en toewijzen

Voor het gemakkelijk coderen van de inkoopfactuur werkt de gebruiker met twee beeldschermen. Op het ene beeldscherm wordt de ingescande inkoopfactuur getoond. Op het andere scherm wordt de codering ingevuld en een medewerker gekozen. Het is dus niet nodig om hierbij de papieren nota bij de hand te hebben.

Stap 3 Accorderen

In deze stap komt de gecodeerde inkoopfactuur ter accorderen bij de één of meerdere medewerkers. Deze medewerkers moeten de inkoopfactuur of een deel van de inkoopfactuur accorderen voordat deze kan worden ingelezen in de administratie.

Wie wanneer een inkoopfactuur moet accorderen hangt af van uw instellingen

• Kostenplaats – medewerker: Medewerkers die eigenaar zijn van een kostenplaats moeten de inkoopregels goedkeuren die aan hun kostenplaats zijn toegewezen.
• Bedragen. Op grond van de hoogte van het inkoopbedrag kan een extra accorderingstap worden verplicht.
• Afwijking van bestelling. Wijkt een inkoopfactuur teveel Af van de onderliggende bestelling dan kan het ook verplicht worden om een extra goedkeuring verplicht te stellen.

Als de medewerkers de inkoopfactuur hebben goedgekeurd dan kan deze naar de volgende stap; het automatisch inlezen in Exact Globe.

Stap 4 De inkoopfactuur naar Globe

Nadat de inkoopfactuur is geaccordeerd, wordt de boeking automatisch in Exact Globe aangemaakt.

De originele gescande factuur is in Exact Globe te benaderen. Deze factuur hangt als bijlage aan de inkoopboeking. Op deze manier is uw archief helemaal compleet.

Rapportage en overzicht

Om het proces van accorderen van inkoopfacturen te monitoren is een rapportage gebouwd waarin precies is te zien wie welke factuur moet accorderen en om welk bedrag het gaat.

Ook kan doorgezoomd worden naar de details van de inkoopfacturen die nog geaccordeerd moeten worden.

Met behulp van de crediteurenwerkstroom zijn snel de inkoopfacturen inzichtelijk. Ook hier heeft u de mogelijkheid om in te zomen.

Meer weten over Culex Proicurement. Download de Brochure (PDF)