E-Dunning Debiteuren bewaking
Debiteuren beheer is een zaak van de juiste balans. De relatie met de klanten moet goed blijven maar je eigen balans moet ook niet verzwakt worden door niet geïnde openstaande posten. Met E-Dunning heeft Culex in samenwerking met een internationale speler op de energiemarkt een systeem opgezet dat u de mogelijkheid geeft om maatwerk te leveren als het gaat om sturen van herinneringen /aanmaningen. Aan de andere kant biedt het systeem u ook de mogelijkheid om coulance in te bouwen.
Uitgangspunten E-Dunning
E-Dunning is gebouwd op een aantal principes. Deze hebben betrekking op de manier van herinneren en de omgeving waarin E-Dunning is gemaakt.
De Omgeving:
- Gemaakt als aanvulling op E-Synergy
- Maakt gebruik van de achterliggende Exact Globe database
- Kan gebruik maken van de gangbare work flow systeem van E-Synergy.
Herinneren:
- Flexibel te gebruiken, keuze aan de gebruiker
- Correcte rente berekeningen
- Mogelijkheid tot doorberekenen administratieve kosten
- Actueel inzicht in stand van zaken in de boekhouding
- Coulance kan gebruikt worden.
Waarin verschilt E-Dunning van andere debiteuren beheer programma’s
- E-Dunning kan rente kosten en administratie kosten in rekening brengen. Deze kosten komen met behulp van automatische import in uw Globe administratie te staan.
- Bij rente kosten berekent E-Dunning de rente kosten uit aan de hand van de openstaande dagen sinds het verloop van de betalingstermijn.
- Openstaande posten kunnen gekoppeld worden aan een werk stroom in Synergy. Dit maakt opvolg actie een stuk makkelijker.
- Directe koppeling aan uw dagelijkse boekhouding, uw posten overzicht is dus actueel
- Niet afgestemde betalingen en overbetalingen zijn duidelijk zichtbaar
- Document opslag in database
Proces E-Dunning
E-Dunning begint bij het aanmaken en beheren van uw klanten in Exact Globe of Synergy.
Daar legt u de stamgegevens vast. Deze gegevens worden automatisch in E-Dunning gebruikt. In E-Synergy legt u ook de instellingen vast voor E-Dunning.
U legt algemene en financiële instellingen vast. Op basis hiervan kan E-Dunning automatisch de herinnering voorstellen aanmaken.
Zonder herinnering is het met E-Dunning ook mogelijk om op de klantenkaart in Synergy een overzicht te krijgen van de openstaande posten.
De Dunning run
- Bij het maken van een dunning run gaat E-Dunning op basis van uw instellingen een dunning voorstel maken. Dit kan inclusief rente en administratiekosten zijn.
- U kunt post voor post bekijken en beslissen wat er mee moet gaan gebeuren.
- Na uw keuze gaat E-Dunning de herinneringsbrieven aanmaken, administratiekosten en / of rentekosten in Exact Globe boeken.
E-Dunning toont op basis van uw keuzes de posten die in aanmerking komen voor een herinnering
Post voor post besluiten wat te doen. Kan ook in batches
Het drukken, versturen van de herinneringen
Boeking als gevolg van rente en / of administratiekosten worden ingelezen in de Exact Globe administratie
Work flow
Een grote kracht van Synergy is de werkstroom. Taken, planningen kunnen met behulp van deze werkstroom in Synergy worden verwerkt. Ook E-Dunning kan samenwerken met de werkstroom.
Met de werkstroom is het mogelijk om informatie te koppelen aan een openstaande post. Dit kunnen taken/ berichten zijn voor collega’s die met de openstaande post aan de slag moeten.